Выкладка товаров, сбор заказов, проверка сроков годности, иногда приёмка и составление заявок, а ещё консультирование сотен людей в день — всё это входит в ежедневные обязанности фармацевта.
Ещё два месяца назад мне приходилось задерживаться на работе, потому что не успевала сделать и половины запланированных работ. Время как будто сжималось с каждым днём, а ком задач нарастал.
Это выматывало. Стала замечать, что хожу сама не своя: рассеянная, нервная, напряжённая. И поэтому не успеваю ещё больше. На работу ходила со слезами, дома тоже начались проблемы из-за частых задержек.
В один момент решила: «Пора что-то менять!» — затем посвятила время изучению тайм-менеджмента, и ситуация начала выравниваться. В статье поделюсь, какими правилами и лайфхаками пользуюсь, чтобы снизить уровень стресса и не задерживаться на работе.
1. Составлять план недели и план дня
В план недели вношу только крупные задачи, вроде приёмки товара, сдачи отчётности и т.п. А вот план дня делаю более детальным, прописываю даже перерывы. При этом он составляется не бездумно, а по определённым правилам.
- Планировать рекомендуется накануне, то есть на следующий день я буду план составлять вечером, потому что лучше делать это в спокойной обстановке. Утром мы всегда куда-то торопимся, из-за чего можно упустить важные дела, тогда в течение дня график собьётся.
- План должен быть письменным. Это позволяет трезво оценивать ситуацию, потому что, когда список только в нашем воображении, всё кажется легко и быстро. А на деле занимает гораздо больше времени.
- Не перегружать день количеством задач также помогает расстановка приоритетов. Для этого рекомендую применить технику «Матрица Эйзенхауэра», где каждый пункт распределяется по четырём категориям: важные и срочные, неважные и срочные, важные и несрочные, несрочные и неважные.
- Закладывать время на непредвиденные задачи. Если офисным сотрудникам рекомендуют оставлять запас 20%, то фармацевту точно нужно около 30–40%, так как нам сложно планировать чёткий график из-за консультаций. Никогда не угадаешь, будет сегодня наплыв покупателей или нет.
2. Найти своих пожирателей времени
Пожирателями времени, или хронофагами, называют всё, что может отвлекать от основного занятия. Их необходимо отследить, а затем исключить или минимизировать.
Хронофагами могут быть пустые разговоры с коллегами, телефонные звонки, социальные сети, необоснованный перфекционизм или даже витание в облаках. Выявить их несложно, достаточно один-два дня записывать, сколько времени заняло каждое действие на работе.
Я, например, поняла, что часто делала вовсе не свои задачи, а доделывала то, что оставили коллеги с прошлой смены, или выполняла чьи-то просьбы.
Конечно, любителями поболтать могут быть и покупатели. Особенно много таких в пожилом возрасте, здесь важно быть осторожными, иначе можно потерять лояльного клиента. Я ещё учусь обходить конфликты, но уже имею некоторые успехи благодаря вебинару «Особенности консультации покупателей в пожилом возрасте», который нашла на платформе PharmSkills для фармацевтов.
Когда количество пожирателей сократилось, рабочий день будто стал длиннее на 40–60 минут, но на самом деле часы всё те же.
3. Выделять время на еду и отдых
Как много раз я держалась целый день исключительно на бутербродах и кофе, а перерывы на отдых тратила на попытки сделать что-то из других рабочих задач. А в итоге попытки оказывались хаотичными и бессмысленными — время обеда заканчивалось, дела оставались брошенными, а я неотдохнувшая возвращалась к консультированию.
Снова накапливались усталость и раздражение, поэтому о высокой продуктивности не было и речи. Теперь обед — это нормальный приём пищи и отдых, иногда часть времени отвожу на прогулку, чтобы разгрузить голову.
О важности отдыха я узнала на той же платформе PharmSkills во время вебинара с психологом о выгорании фармацевтов.
4. Регулярно обновлять знания
Вы сейчас, наверное, удивитесь, но это действительно важно.
Улучшение навыков напрямую влияет на качество и скорость обслуживания. Согласитесь, если не требуется судорожно вспоминать альтернативные средства или правила приёма препарата, то процесс консультирования проходит быстрее.
Если отвлечься от тайм-менеджмента, то быть в курсе последних изменений и новшеств — это чувствовать себя более уверенно в работе, а ещё высокая вероятность карьерного роста.
Время на обучение у меня есть благодаря исключению из своей жизни хронофагов. Теперь каждую неделю в зависимости от загруженности я выделяю около 1–2 часов на обучение, вебинары, мониторинг новостей, чтение статей.
Обычно захожу на PharmSkills, там как раз много полезных материалов для работы в аптеке: уроки и курсы по нозологиям, шпаргалки по препаратам, статьи с пояснениями к нормативно-правовой базе.
Но, как вы могли понять, мой фаворит — вебинары. Мне нравится на них присутствовать, потому что можно задавать вопросы экспертам, но не всегда получается из-за рабочего графика. Однако в записи их смотреть тоже хорошо, потому что боли у нас, коллег-фармацевтов, одинаковые, так что ответы на свои вопросы всё равно получаю.
Темы затрагивают не только по психологии, но и по техникам продаж, аккредитации, современным подходам к лечению разных заболеваний и другим важным вопросам при работе в аптеке.
Поэтому рекомендую всегда иметь под рукой такого помощника, как PharmSkills. Для этого листайте дальше, регистрируйтесь на сайте, заодно посмотрите, какие материалы уже доступны и какие вебинары планируются весной.